VERHINDERN SIE MISSVERSTÄNDNISSe un dsorgen für rechtsgültige Verträge
Jeder Unternehmer kennt es: Man trifft sich mit Kunden, trifft Absprachen mit diesen und führt letztendlich den Vertrag aus. Manchmal sind die Kunden damit jedoch nicht zufrieden, da es offensichtlich einige Missverständnisse bei den Absprachen gegeben hat und nun bleiben Sie auf den Kosten für den Auftrag sitzen.
Um dies zu verhindern, haben wir von Forderungen.net im folgenden einige Tipps für Sie zusammengetragen. Zuerst einmal sollten Sie natürlich als Unternehmer nie Aufträge annehmen, die allein auf mündlichen Absprachen basieren, denn das kann schnell zu unliebsamen Überraschungen führen. Und die Kosten solcher Probleme bleiben meist bei Ihnen.
Doch auch bei dem Verfassen von schriftlichen Verträgen gilt es, einige Vorgaben zu beachten. Am besten nutzen Sie hier ein Bestätigungsschreiben, das nochmal alle Vereinbarungen, Kundenwünsche und Preise zusammenfasst. Dieses können Sie entweder eher kurz halten oder aber damit gleichzeitig den Kunden auf weitere Angebote hinweisen.
Wie auch immer Sie sich entscheiden, ein paar Aspekte sollten auf jeden Fall untergebracht werden:
Eine vollständige und richtige Anschrift. Firmenname, aber im besten Fall auch den Namen der Person, mit der Sie den Auftrag besprochen haben. So erreicht Ihr Schreiben in jedem Fall den richtigen Ansprechpartner. Gleiches gilt auch für:
Die richtige Anrede.
Adressieren Sie Ihr Bestätigungsschreiben direkt an einen Ansprechpartner. „Sehr geehrter Herr Schmidt“ beispielsweise klingt sofort sehr viel professioneller, persönlicher und aufmerksamer als die standardisierte Grußformel „Sehr geehrte Damen und Herren“.
Der richtige Betreff.
Dieser sollte kurz und prägnant gehalten werden. In diesem Fall sollten „Auftragsbestätigung“ ein Teil ihres Betreffs sein und dazu etwas, das dem Kunden erlaubt, schnell nachzuvollziehen, worum es geht, so beispielsweise eine Auftragsnummer.
Weiterhin sollten Sie nicht direkt in die Details des Vertrags einsteigen, sondern zuallererst einmal eine kurze Einleitung schreiben, in der Sie einige nette Worte an den Empfänger richten und
beispielsweise für den Auftrag danken und versichern, dass die Auftraggeber bei Ihnen in den richtigen Händen sind. Danach sollten Sie so detailliert wie möglich die Vertragsdetails aufführen. Dazu gehören zum Beispiel die Produktbeschreibung, die Anzahl der bestellten Ware, der Preis und andere Aspekte wie das voraussichtliche Lieferdatum. Falls neue Aspekte in dem Bestätigungsschreiben enthalten sind oder der Kunde noch kurzfristig Veränderungen am ersten Vertragsentwurf gefordert hat, markieren Sie diese gegebenenfalls, sodass diese nicht übersehen werden und sie nicht nur rechtlich abgesichert sind, sondern der Kunde letztendlich tatsächlich auch zufrieden ist.
Ganz wichtig ist hier auch die Unterschrift des Kunden, da das Schreiben sonst ungültig ist. Weiterhin gibt es einige Pflichtangaben, die Sie auf einem Geschäftsschreiben machen müssen. Sollten Sie nicht ins Handelsregister eingetragen sein belaufen sich diese Pflichtangaben auf ihren Nach- und ausgeschriebenen Vornamen, sowie mindestens ein Nachname weiterer Geschäftspartner.
Sollten Sie jedoch ins Handelsregister eingetragen sein, gilt es noch einige weitere Angaben zu machen. Dann müssen Sie Ihre Firma angeben, den Sitz Ihres Unternehmens, das Registergericht, das für Ihre Angelegenheiten zuständig ist, Ihre Nummer im Handelsregister und falls Ihr Betrieb eine GmbH ist, auch den Namen des Geschäftsführers.
Wenn Sie diese Vorgaben beachten, ist die standardmäßige Einführung einer Auftragsbestätigung die beste Möglichkeit potenzielle Missverständnisse zwischen Ihnen und Ihren Kunden zu vermeiden und die Gültigkeit Ihrer Verträge zu sichern.