Forderungseinzug – Informationen

Bei der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen ist es oftmals üblich, dass der Lieferant nicht im Voraus oder direkt nach der Erbringung seiner Leistung bezahlt wird. Stattdessen wird dem Kunden eine Rechnung zugesandt, die ihm ein Zahlungsziel von ein paar Tagen oder je nach Branche und Vereinbarung auch ein paar Monaten einräumt. Der Lieferant hat gegen den Kunden also eine offene Forderung, und diese ist im Augenblick ihres Entstehens bares Geld wert, obwohl das Geld noch gar nicht geflossen ist. So wird in Unternehmen, die eine ordnungsgemäße Buchführung betreiben, eine offene Forderung ähnlich wie ein Bankguthaben als Vermögenswert erfasst.

Immer wieder kommt es aber vor, dass Kunden auf Rechnungen nicht reagieren und keine Zahlung leisten. In solchen Fällen ist es wichtig, dass der Lieferant seine offenen Posten im Blick hat und gegebenenfalls konsequent beim Forderungseinzug vorgeht. Denn der einzige tatsächliche Wert einer offenen Forderung besteht darin, dass er in eine Zahlung umgewandelt werden kann, und wenn dies nicht geschieht, ist die Forderung wertlos.

Gerade in kleineren Unternehmen, die grundsätzlich solide finanziert sind, besteht die Gefahr, offene Forderungen aus den Augen zu verlieren. Denn dort, wo die Liquidität nicht akut gefährdet ist, kann es passieren, dass der Unternehmer den Forderungseinzug hinten anstellt und sich aus seiner Sicht wichtigeren Dingen zuwendet, in der Ansicht, seine Forderungen würden ihm ja nicht weglaufen und er könne sich später immer noch darum kümmern.

Diese Einstellung ist jedoch brandgefährlich, und zwar aus zwei Gründen. Erstens führt ein nachlässiger Forderungseinzug mittelfristig zu immer höheren Außenständen. Die Folge ist, dass die liquiden Mittel schrumpfen und je nach Branche irgendwann sogar neue Aufträge nicht angenommen werden können, weil die benötigen Waren nicht mehr vorfinanziert werden können. Und zweitens können Forderungen auch verjähren, wenn der Forderungseinzug nicht rechtzeitig stattfindet. Ist die Verjährung erst einmal eingetreten, hat der Unternehmer praktisch keine Handhabe mehr, an sein Geld zu kommen.

Es ist daher äußerst wichtig, offene Forderungen im Blick zu behalten und sich möglichst schon im Voraus zu überlegen, wie man den Forderungseinzug in verschiedenen Fällen regeln will. Wo immer es möglich ist, sollte auf sofortiger Zahlung oder sogar Vorkasse bestanden werden. Gerade im Business-to-Business-Bereich lässt sich dies aber nur selten durchsetzen. Hier sind im Umgang mit Zahlungsstörungen andere Strategien gefragt.

Eine große Hilfe gegen die Vergesslichkeit des Lieferanten und seiner Kunden sind moderne EDV-Programme, bei denen, wenn die Rechnung erst einmal geschrieben ist, der offene Posten  automatisch im Blick bleibt und das Erstellen mehrerer Mahnungen auf Knopfdruck möglich ist. Bei Kunden, die grundsätzlich verspätet zahlen oder ihr Zahlungsziel bis zum Schluß ausreizen,
kann es sinnvoll sein, das Zahlungsziel zu verkürzen oder im Einzelfall die Belieferung einzustellen.

Bei Kunden, die ihre Rechnungen jedoch aus Unwillen oder sogar in betrügerischer Absicht nicht bezahlen, dürften auch noch so scharf formulierte Mahnschreiben selten den gewünschten Erfolg bringen. Für den Forderungseinzug sollte der Unternehmer in solchen Fällen professionelle Hilfe in Anspruch nehmen. Dabei sollte der Unternehmer schon im Vorfeld wissen, welchen  Inkassodienstleister er im Bedarfsfall beauftragen will. Denn grundsätzlich gilt die Regel gilt, dass der Erfolg beim Forderungseinzug größer ist, je weniger Zeit man verstreichen lässt.